Vậy hãy đến tiếp với khái niệm địa chỉ Email là gì nhé. Đây sẽ là phần để người khác có thể biết được và gửi Email cho các bạn để trao đổi thông tin cũng như gửi những tập tin quan trọng đấy. Hiểu một cách đơn giản, địa chỉ email sẽ bao gồm: [email protected 6. Chữ ký: - Một e-mail có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. - rộng nữa, chữ ký là nơi mà các bạn cung cấp cho những người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bạn dạng thân như: email, số năng lượng điện thoại, trang web công ty. - Khi biểu thị chữ ký, fan Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư được gửi cho nhà đầu tư hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã nộp hồ sơ theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều này, cơ quan được giao tổ chức đấu giá (đối với trường hợp lựa chọn nhà đầu tư thực hiện dự án Cách viết email gửi báo giá cho khách hàng admin 29/03/2022 Trong các doanh nghiệp, khi làm việc với các quý khách hàng cũng như công ty đối tác lớn bài toán báo giá hết sức quan trọng. Nội dung liên quan: Hướng dẫn cách gửi tin nhắn hàng loạt trên zalo bằng điện thoại, máy tính. Hậu quả của nợ xấu đối với người vay và người cho vay. 4.1. Hậu quả của nợ xấu đối với ngân hàng/tổ chức tín dụng Tải Con quien chatea tu pareja ver conversaciones guía cho máy tính PC Windows miễn phí phiên bản mới nhất 1.0.0. Cách cài đặt Con quien chatea tu pareja ver conversaciones guía trên máy tính. Lựa chọn tốt nhất của bạn để tìm hiểu cách biết đối tác của bạn đang trò chuyện với ai [Thủ thuật wordpress] Cách tự động gửi Email khi có lỗi 404 trong WordPress – Lỗi 404 một cái lỗi quá quen thuộc đối với những ai đang là webmaster tuy nó không ảnh hưởng gì nhiều đến cấu trúc, bố cục website của bạn nhưng nó đặc biệt ảnh hưởng đến quá trình SEO nếu lỗi 404 của trang web các bạn quá nhiều. 2uEiS. Hiện nay việc sử dụng email để trao đổi thông tin trong công việc cũng như trong cuộc sống là rất cần thiết. Làm thế nào để soạn và gửi một email hiệu quảNếu như ngày xưa người ta dùng phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay có quá nhiều lựa chọn khác để bạn trao đổi thông tin cho nhau. Bạn có thể gọi điện, gửi tin nhắn sms, gửi tin nhắn facebook, viber, zalo... dịch vụ OTT hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng. Thế nhưng Email là thứ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc. Một email chuyên nghiệp là email sử dụng tên miền riêng không sử dụng Gmail, Yahoo, Hotmail.... nó có dạng email VD info kinhdoanh nguyenA ... ĐĂNG KÝ EMAIL VỚI TÊN MIỀN RIÊNG CHỈ 19K/tháng. Xem các gói Email Pro tại đây Hoặc sử dụng Email của Google với Dịch vụ Google Workspace, Email tên miền với dịch vụ của Microsoft với Dịch vụ Office 365 Việc soạn và gửi một email chuyên nghiệp có thể bạn sẽ được sếp đánh giá cao hay gây được ấn tượng với khách hàng/đối tác, đôi khi nó còn ảnh hưởng đến sự thành công trong một cuộc thương thảo nào đó. 1. Tại sao soạn một email chuyên nghiệp lại quan trọng? - Ngày xưa ngày nay vẫn còn người ta thường đánh giá nết người qua nét chữ "Nét chữ là nết người", "Vỡ rách phải giữ lấy lề"... Ngày nay, khi công nghệ đã phát triển vượt bậc thế này thì việc sử dụng giấy bút trở nên ít đi thay vào đó người ta sử dụng văn bản bằng giấy in hoặc email để truyền đạt thông tin. Thế nên, việc trình bày một email là rất quan trọng. - Cách trình bày email của bạn còn giúp khách hàng/đối tác hoặc sếp của bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức... làm việc của bạn như thế nào. 2. Làm thế nào để soạn một email chuyên nghiệp? - Chúng ta cần quan tâm đến các điểm sau THỜI GIAN, CÁCH TRÌNH BÀY. A. THỜI GIAN THÔNG TIN - Yếu tố tâm lý luôn ảnh hưởng đến hành động của bạn đã có nhiều nghiên cứu cho thấy điều này. Thế nên, bạn không nên soạn mail khi tâm trạng không tốt. Tất nhiên, không phải lúc nào cũng chờ tâm thái tốt rồi mới gửi email bởi thời gian không chờ bạn. Vì vậy hãy làm chủ cảm xúc để gửi một email tốt hơn. - Tìm hiểu một chút về người mà bạn sẽ gửi mail Việc này sẽ giúp bạn cách trình bày và cách dùng từ ngữ trong email nữa. - Tìm hiểu một vài thông tin liên quan đến nội dung bạn sẽ đề cập trong email để truyền đi một thông tin rõ ràng, chính xác nhất. - Thời gian gửi mail cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Thường thì bạn nên gửi vào khoảng thời gian 08-09h sáng, lúc mà mọi người thường đã tới văn phòng và bắt đầu công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý. Có ngoại lệ B. CÁCH TRÌNH BÀY MỘT E-MAIL 1. Chủ đề email - Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email. VD Gửi anh A bảng lương tháng 9, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015, ... Chú ý Tuyệt đối không gửi mail không có chủ đề. Bạn thử nghỉ xem, khi vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ đánh giá bạn thế nào? 2. Lời mở đầu trong nội dung email - Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc nếu cần và lý do bạn gửi email này. VD Chào anh B, Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công. Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện hoặc trong cuộc gọi... em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau Chú ý Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..! 3. Nội dung chính trong email - Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin. - Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ.... Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì - Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo nếu có và cần để làm rõ vấn đề hơn. VD Ở đây mình không có vd cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi Chú ý Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng... 4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin - Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail. - Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt VD Tôi gửi đính kèm 3 tập tin xlsx, và một thư mục hình ảnh đã nén lại Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một Chú ý Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy? Chèn hình, đính kèm tập tin, chèn liên kết, thậm chí là biểu tượng cảm xúc trong Gmail 5. Phần cuối thư - Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc.... VD Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Nếu cần thêm thông tin gì anh phản hồi lại cho em anh nhé. Chúc anh một ngày tốt lành! Trân trọng Tên người gửi 6. Chữ ký - Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. - Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như email, số điện thoại, website công ty.... - Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác. Chèn một chữ ký chuyên nghiệp cuối mỗi hộp thư cho nhân viên hoặc phòng ban Một số nguyên tắc trên là chưa đủ để bạn có một email chuyên nghiệp, hơn nữa cũng phải tùy thuộc vào hoàn cảnh, trường hợp bạn gửi thư để đưa ra một email tốt nhất. Đăng ký kênh Yotube của IT Express để nhận thông báo những video hướng dẫn mới nhất Khi làm việc với các đối tác, nhân viên công ty sử dụng mail của tên miền dạng ten_nhan_vien sẽ tạo uy tín cho khách hàng Bạn chưa có tên miền cho công ty Đăng ký tên miền Đăng ký hosting để lưu trữ website, tạo email cho công ty. ten_nhan_vien thì hãy liên hệ với chúng tôi để có một email cho công ty doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay Hotline 0888 724 024 - 0934 816 678 info info Xem thông tin "Gói Email cho tên miền riêng" Xem thêm - Hướng dẫn cài mail Gmail vào outlook 2007 - Hướng dẫn cài mail Gmail vào outlook 2010 - Video - Hướng dẫn cài mail Gmail vào outlook 2013 - Video - Mẹo gửi mail an toàn cho nhiều người trên outlook 2013 Endy Hoàng - Email chính là một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Tuy nhiên có nhiều người chưa biết cách viết email chuẩn là như thế nào? Vì vậy, bài viết dưới đây của JobsGo sẽ hướng dẫn bạn chi tiết nhất để áp dụng hiệu quả. 1. Cấu trúc một mẫu email chuẩn 2. Hướng dẫn các bước viết email Đặt tiêu đề cho email Gửi lời chào – lý do viết email Viết nội dung email Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm Tạo chữ ký email 3. Những lưu ý khi viết và gửi email Nghĩ trước khi viết Viết email đơn giản, ngắn gọn Sử dụng dòng Subject Đặt cấu trúc cho email Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi 4. Một số mẫu email thường gặp Nội dung1 1. Cấu trúc một mẫu email chuẩn2 2. Hướng dẫn các bước viết Đặt tiêu đề cho Gửi lời chào – lý do viết Viết nội dung Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính Tạo chữ ký email3 3. Những lưu ý khi viết và gửi Nghĩ trước khi Viết email đơn giản, ngắn Sử dụng dòng Đặt cấu trúc cho Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi4 4. Một số mẫu email thường Video liên quan 1. Cấu trúc một mẫu email chuẩn Trước khi bắt đầu viết email bất kỳ, các bạn cần nắm rõ về cấu trúc chuẩn của nó. Hiểu rõ những nội dung và phần thông tin cần có sẽ giúp bạn tạo ra được một mail chuyên nghiệp. Cấu trúc một mẫu email chuẩn Cấu trúc cho một email chuẩn bao gồm Tiêu đề Địa chỉ email người nhận Lời chào đầu email Nội dung chi tiết của email sẽ có phần mở, thân và kết Chèn thêm ảnh, liên kết hoặc file tập tin đính kèm. Chữ ký email, kèm thông tin liên hệ. 2. Hướng dẫn các bước viết email Bạn chưa từng viết mail, hoặc đã viết những hoàn toàn sai lệch với quy chuẩn theo yêu cầu? Vậy hãy đọc ngay hướng dẫn chi tiết cách viết từng phần trong Email như sau Hướng dẫn các bước viết email Đặt tiêu đề cho email Phần tiêu đề chính là thông tin nhằm thông báo cho người nhận biết được vấn đề trong mail truyền tải. Từ đó có thể thu hút người nhận nhìn thấy email của bạn đầu tiên trong hàng trăm thư gửi đến hòm thư của họ. Nó cũng chính là nội dung quan trọng nhất để email của bạn được mở ra chứ không bị xóa hoặc lướt qua khi người nhận check email của họ. Khi đặt tiêu đề, các bạn cần chọn lựa thật kỹ từ ngữ nhằm thông báo một cách bao quát nhất cho người nhận. Bạn tuyệt đối không để trống phần tiêu đề hoặc nội dung không rõ ràng. Bạn hãy viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh bị lỗ phông chữ. Gửi lời chào – lý do viết email Lời chào mở đầu email rất quan trọng, tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Chẳng hạn như Đối với trường hợp người nhận và bạn có sự thân thiết Có thể gửi lời chào như “Chào bạn, chào người anh em, xin chào,… Đối với trường hợp người nhận là người nước ngoài Bạn có thể gửi lời chào nhẹ nhàng như Hi Ana, Hi Mark,… Đối với trường hợp cần sự lịch sự, trịnh trọng Bạn nên dùng những lời chào như Dear Mr James, Dear Miss Lona,… Đối với Việt Nam thì các bạn nên dùng với “kính gửi”. Cách trình bày lời chào bạn cần lưu ý theo cấu trúc sau [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy]. Ví dụ như Hi Hằng, Dear Jessica, Chào em Hana thân quý, Cách viết email chuyên nghiệp Viết nội dung email Tuỳ vào dạng email bạn gửi cho người nhận với mục đích gì mà sẽ triển khai nội dung sao cho phù hợp. Chẳng hạn email phục vụ công việc, từng thời điểm phát sinh sẽ có cách viết mail với nội dung tương thích. Còn nếu bạn là người đầu tiên tạo email để trình bày cho một vấn đề nào đó thì cách viết email phần nội dung sẽ dựa trên mục đích, tính chất công việc để triển khai sao cho hợp lý. Một email chuẩn về nội dung sẽ phải có đầy đủ 3 phần là Mở, thân và kết. Đối với mở đầu thư Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung. Đối với thân thư Đề cập đến các vấn đề cụ thể, nó có thể là giải pháp, cách giải quyết, phương án hoặc nhận định của bạn. Đối với kết thư Đề cập đến yêu cầu về nhận phản hồi, hoặc đóng góp từ phía người nhận. Đôi khi nội dung cuối email cũng là một số câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời,… Đó là đối với email đầu khi viết, còn từ những email sau sẽ là thư phản hồi. Các bạn chỉ cần vào thẳng vấn đề và không cần giải thích dài dòng việc gửi email. Lúc này email phản hồi của bạn nên có sự dễ hiểu, dễ đọc, ngắn gọn, đủ ý và đảm bảo mục đích hướng đến. Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm Trong email công việc, hay email ứng tuyển thì file đính kèm rất quan trọng. Nó sẽ được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung. Nó như tài liệu để bổ sung thêm cho nội dung trong email được đầy đủ hơn. Vì vậy hãy kiểm tra số lượng tệp xem đã đầy đủ hay chưa trước khi gửi. Bên cạnh đó bạn cũng nên đổi tên file đính kèm đó giống với tiêu đề của mail. Làm như vậy sẽ giúp bạn có thể tìm kiếm lại file một cách dễ dàng hơn trong lưu trữ. Tạo chữ ký email Chữ ký trong email rất quan trọng, nó là phần thể hiện “bạn là ai”, “bạn đến từ đâu”. Một chữ ký đúng cách sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân hơn đó bạn nhé! Hãy cài đặt phần chữ kỹ này cho tài khoản email của bạn với cấu trúc sau Lời cảm ơn. Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email. Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại. Số điện thoại đang sử dụng. Địa chỉ email. Phương thức liên hệ khác Zalo, skype, whatsapp,… 3. Những lưu ý khi viết và gửi email Để email của bạn thêm chuẩn chỉ và chuyên nghiệp cần bỏ túi một số lưu ý như sau Những lưu ý khi viết và gửi email Nghĩ trước khi viết Khi ngồi vào máy chuẩn bị viết email, các bạn đừng quá vội vàng viết ngay. Bạn nên dành thời gian từ 1 – 3 phút, thậm chí là nhiều hơn để suy nghĩ trước khi viết. Bạn cần trả lời được các câu hỏi như Tại sao bạn lại gửi email này? Mục đích bạn gửi mail này là gì? Bạn muốn nhận được gì từ người nhận? Email này có thực sự cần thiết phải gửi đi hay không? Xác định được vấn đề qua những câu hỏi trên giúp bạn không bị lãng phí thời gian khi viết. Đặc biệt, bạn sẽ biết nên bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào cho thư điện tử bạn sắp viết. Viết email đơn giản, ngắn gọn Khi bạn triển khai nội dung trong bài cần ngắn gọn, đơn giản. Điều này giúp người nhận có thể hiểu được vấn đề bạn muốn đề cập và truyền tải như thế nào. Đồng thời, bạn cũng không làm mất thời gian của họ. Sử dụng dòng Subject Bạn nên tận dụng dùng Subject để đặt tiêu đề cho email nổi bật và tránh bị nhầm là thư rác. Tốt nhất bạn hãy đặt tiêu đề theo hướng dẫn đã chia sẻ ở trên để có một nội dung chuẩn và thu hút người nhận. Ngoài ra các bạn cũng nên tận dụng tính năng Cc và Bcc để có thể điền thêm tên của các đối tượng nhận mail. Như vậy, cùng lúc bạn chỉ cần soạn 1 nội dung mà có thể gửi đến nhiều người, rất tiện lợi cho công việc. Đặt cấu trúc cho email Cách viết email chuẩn cần áp dụng đúng cấu trúc đã được JobsGo chia sẻ ở trên khi triển khai. Nó chính là cách để bạn tạo nên một email chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Đồng thời, cho họ thấy được nội dung thông tin có đáng tin cậy không. Đặt cấu trúc cho email Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu Khi viết thư điện tử, ngoài việc viết ngắn gọn thì bạn cần tránh viết tắt. Chẳng hạn như Bn, mk, nv, bik, đk,… Viết email sử dụng phong cách ngôn ngữ cá nhân sẽ khiến người đọc khó hiểu nội dung bạn muốn truyền tải. Không những vậy, nó còn khiến người đọc cảm nhận được sự thiếu nghiêm túc, đặc biệt khi gửi mail cho khách hàng, đối tác. Cấu trúc cũng phải có đầu, có đuôi, bạn không nên biết cốc lốc, thiếu chủ ngữ, hay đảo lộn nội dung. Nó sẽ gây khó hiểu và không đạt được hiệu quả như mong muốn ở người nhận. Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi Lưu ý cuối cùng cho bạn là luôn phải xem lại email của mình trước khi gửi đi. Rất nhiều người có thói quen gửi luôn thư sau khi soạn, hãy tập dần tác phong đọc lại nội dung trước khi gửi. Nó sẽ giúp bạn phát hiện ra những chỗ chưa đúng hoặc sai sót để sửa đổi kịp thời. Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra xem số lượng file đính kèm đã đủ hay chưa, tên email người nhận đã chuẩn xác chưa trước khi gửi nhé! 4. Một số mẫu email thường gặp Bạn có thể tham khảo về cách trình bày nội dung của một số Email thường gặp qua hình ảnh được chia sẻ dưới đây Mẫu email gửi lời cảm ơn Cách viết email gửi lời cảm ơn Email khảo sát Cách viết mail khảo sát Mẫu gửi email cho khách hàng về khiếu nại Mẫu gửi email cho khách hàng về khiếu nại Email theo dõi dịch vụ khách hàng Email theo dõi dịch vụ khách hàng Như vậy, bài viết trên của JobsGo đã giúp bạn đọc nắm rất rõ về cách viết email chuẩn xác và chuyên nghiệp. Hãy áp dụng ngay để tạo nên email chất lượng nhất bạn nhé! Video liên quan Contents1 Hướng dẫn viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp từ A – 1. Khi nào bạn cần email trả lời đối tác bằng tiếng Anh? 2. Lưu ý khi viết email phản hồi đối 3. Các mẫu email trả lời đối tác bằng tiếng a. Viết email xác nhận lịch họp với đối tác như thế nào? Confirming your call with [Executive Name]/ Xác nhận cuộc gọi với [tên nhân viên] Confirming conference call details [Xác nhận thông tin hội thảo] Confirming your meeting with [Executive Name]/ Xác nhận cuộc hẹn với [tên nhân viên] Mẫu Dịch b. Viết email phản hồi đối tác bằng tiếng Anh như thế nào? c. Viết thư chào mừng đối tác sao cho hấp dẫn nhất? Thư mẫu Best d. Mẫu email trả lời từ chối với đối tác bằng tiếng Anh thế nào để vẫn giữ được hòa khí? Đừng bỏ Thư Dịch e. Mẫu email trả lời cảm ơn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp – hấp dẫn nhất Thư mẫu Dịch f. Mẫu email trả lời đối tác đang tức giận bằng tiếng Thư mẫu Dịch thưMột trong những phương thức liên lạc hữu hiệu cho doanh nghiệp với đối tác là qua việc gửi email. Doanh nghiệp có thể gửi những email trả lời bằng tiếng Anh thương mại để giải đáp những thắc mắc, trả lời các vấn đề nhanh và tiện lợi nhất. Dưới đây, Impactus sẽ gợi ý bạn cách viết email trả lời bằng tiếng Anh cho đối tác chuyên nghiệp nhất!1. Khi nào bạn cần email trả lời đối tác bằng tiếng Anh?Nếu công việc của bạn yêu cầu liên lạc thường xuyên với các đối tác và nước ngoài, kỹ năng viết email trả lời bằng tiếng Anh là vô cùng cần thiết. Email trả lời đối tác bằng tiếng Anh có thể trao đổi thông tin, giải đáp được những băn khoăn và thắc mắc về doanh nghiệp của mình. Qua đấy, đối tác có thể cảm nhận được sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu khả năng truyền đạt thông tin của bạn còn nhiều lỗ hổng, đối tác sẽ không tin tưởng được doanh nghiệp. Qua đây, hãy để Impactus hướng dẫn bạn cách viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh hoàn hảo cho doanh nghiệp nhé!3 LÝ DO TẠI SAO KHÓA HỌC BUSINESS ENGLISH LÀ SỰ LỰA CHỌN HOÀN HẢO CHO DÂN VĂN PHÒNG MUỐN BỨT TỐC SỰ NGHIỆP?Học 1 được 3 cùng Impactus Tiếng Anh – Kỹ Năng – Tư duy● Cung cấp môi trường rèn luyện Business English – tiếng Anh sử dụng trong công việc như khi teamwork, interview, presentation… với vốn từ vựng tiếng Anh phong phú về các lĩnh vực chính của doanh nghiệp như Sales, HR, Marketing…● Các kỹ năng mềm quan trọng như kỹ năng small talk, networking tự nhiên khi giao tiếp với khách hàng và đối tác tiềm năng; Kỹ năng viết email Nắm được tư duy, cấu trúc và phong cách của business email nhanh chóng và hiệu quả…● Được học hỏi từ chính các giảng viên là các quản lý có từ 8 – 10 năm kinh nghiệm tại các tập đoàn Đa quốc gia. Đây chính là cơ hội giúp bạn xây dựng mối quan hệ với những người có tiếng trong ngành. Từ đó, có tư duy “sáng” để xây dựng con đường sự nghiệp thành TRÌNH BUSINESS ENGLISH CÓ PHÙ HỢP VỚI BẠN?TÌM HIỂU THÊM TẠI ĐÂY2. Lưu ý khi viết email phản hồi đối tácPhản hồi nhanh nhất có thể Điều này không chỉ thể hiện sự tận tình của doanh nghiệp của bạn mà còn giảm khả năng nếu họ đưa những vấn đề đó công dụng tên của đối tác Sử dụng tên của đối tác trong lời chào sẽ khiến email phản hồi của bạn chân thực và được viết dành riêng cho họ. Nghiên cứu về đối tác Trước khi phản hồi bất kỳ email nào, bạn cần chú ý là hiểu rõ tại sao họ liên hệ với công ty của bạn. Họ là đối tác của bạn từ lúc nào? Họ đã từng phản hồi lại vấn đề gì của công ty chưa? Hay nếu bạn tìm được lịch sử trò chuyện của đối tác, bạn có thể cá nhân hóa những thông tin bạn sẽ trả gắng hiểu cho vấn đề của họ Dưới bất kỳ tình huống nào, hãy đảm bảo rằng mỗi email mà bạn phản hồi chứa đầy sự đồng cảm và thấu hiểu với đối tác. Đặc biệt khi đối phó với các đối tác đang thất vọng, sự đồng cảm sẽ giảm khả năng họ rời bỏ doanh nghiệp bạn và đến với đối thủ cạnh phép họ bày tỏ những câu hỏi, nhận xét hoặc các mối quan tâm khác Ở cuối email, hãy yêu cầu họ cho bạn biết nếu họ còn bất kỳ câu hỏi, thắc mắc, phàn nàn khác. Bạn nên thể hiện rằng bạn sẵn sàng tiếp nhận thêm bất kỳ phản hồi nào khác để nhận được sự tôn thể bỏ qua Các lưu ý viết email tiếng Anh trong doanh nghiệp3. Các mẫu email trả lời đối tác bằng tiếng Anha. Viết email xác nhận lịch họp với đối tác như thế nào?Để có một form email chuyên nghiệp khi gửi cho đối tác, bạn cần lưu ýNội dung tiêu đề ghi rõ Xác nhận lịch hẹn với… vào ngày… Confirming your call with [Executive Name]/ Xác nhận cuộc gọi với [tên nhân viên]Confirming conference call details [Xác nhận thông tin hội thảo]Confirming your meeting with [Executive Name]/ Xác nhận cuộc hẹn với [tên nhân viên]Đừng quên CC email đến những người liên quan, như trợ lý, admin…Mẫu thư[Meeting Participant] Good writing to confirm that you’ll be speaking with [Executive Name] on date at 200 Name] will call you at …Please let me know whether this meeting time is still suitable for you or if something has regards,Dịch mẫuNgười tham dựChào buổi chiều,Tôi viết email xác nhận lịch họp của bạn với nhân viên vào ngày… lúc 2 giờ chiều.Nhân viên sẽ gọi bạn qua …Hãy cho tôi biết nếu lịch họp này phù hợp với bạn hoặc cần thay ĐỘ TIẾNG ANH CỦA BẠN ĐÃ ĐỦ ĐỂ SỬ DỤNG KHI ĐI LÀM? KIỂM TRA NGAY TẠI ĐÂYb. Viết email phản hồi đối tác bằng tiếng Anh như thế nào?Nên nhớ, khi viết thư phản hồi khách hàng, bạn là người đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp – công ty. Chính vì vậy, hãy luôn giữ thái độ chuyên nghiệpThể hiện sự biết ơn với khách hàng Cảm ơn họ vì đã dành thời gian trao khích họ chia sẻ thêm ý kiến Nếu trong khả năng, hãy gửi cho họ thêm ưu đãi vì đã dành thời gian phản mẫu Dear…,Thank you for your comments. It made everyone on our staff happy. We’re so glad you liked our service that we’d like to give you a 25% discount on all of our appreciate it if you could share your comments about our service on social media and tag us if you have the mẫuKính gửi..,Cảm ơn đã phản hồi. Chúng tôi rất biết ơn vì điều đó. Chúng tôi rất mừng vì bạn thích dịch vụ của chúng tôi. VÌ vậy, chúng tôi tặng bạn phiếu giảm giá 25%.Chúng tôi rất biết ơn nếu bạn có thể chia sẻ về chúng tôi trên các trang cá nhân. Đừng quên cho chúng tôi biết trọngc. Viết thư chào mừng đối tác sao cho hấp dẫn nhất?Để làm khách hàng mới ấn tượng, bạn hãy viết thư chào mừng đối tác khi họ mới làm việc với công ty bạn. Đây là cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với họ. Email của bạn cầnGiữ thái độ chuyên nghiệp, lịch sựNgắn gọn, chính xácThư mẫuDear…,ABC Company is delighted to welcome you! Thank you for considering our firm. I hope you’re having a good time so like to invite you to use our resources to enhance your experience and keep you up to date on all matters. Visit our blog and follow ABCCompany on Linkedin and you again. If you need any further information, please contact us at mẫuKính gửi…,Công ty ABC chào đón bạn. Cảm ơn đã lựa chọn chúng tôi. Mong bạn có thời gian tốt muốn mời bạn nâng cấp trải nghiệm và cập nhật thông tin. Theo dõi blog và tài khoản Linkedin và Facebook của chúng lần nữa xin cảm ơn. Nếu bạn cần thêm thông tin, hãy liên hệ chúng tôi tại…Trân Mẫu email trả lời từ chối với đối tác bằng tiếng Anh thế nào để vẫn giữ được hòa khí?Đôi khi, không phải lúc nào bạn cùng đồng ý với mọi lời hợp tác với các doanh nghiệp. Có thể bạn đang bận, hoặc họ không phù hợp với tiêu chí mà công ty bạn hướng đến. Tuy nhiên, bạn không muốn hành xử thô lỗ và thiếu chuyên nghiệp. Khi đấy, hãy sử dụng mẫu email phản hồi này để từ chối lời đề nghị của trả lời từ chối đối tác cần cóNói lời cảm ơn Say thanks Hãy gửi lời cảm ơn đối tác để thể hiện thái độ lịch sự và sự tôn trọng với họ khi đã đánh giá tốt về doanh nghiệp của mình. -Thank you for your input; we appreciate you taking the time to contact us about this.Cảm ơn về phản hồi của bạn. Chúng tôi rất trân trọng bạn dành thời gian liên hệ với chúng tôi.Thông báo về thông tin Deliver the news Hãy bày tỏ rằng bạn không thể hợp tác trong lời đề nghị này và sự tiếc nuối của the other hand, we have made the decision not to participate at this time.Chúng tôi quyết định sẽ không tham gia trong lần này.-We appreciate your efforts. However, we have to inform you that…Chúng tôi rất quý trọng nỗ lực của bạn. Tuy nhiên,. chúng tôi phải thông báo bạn rằng…Đưa ra quan điểm chính Give the main reason Hãy chia sẻ lý do bạn từ chối công ty một cách lịch sự. Tuy nhiên, bạn chỉ cần trả lời email hết sức ngắn gọn. We already have a number of companies working for us, and we’re happy with the costs and results. We are confident that we will be able to work with you in the future. We will surely need to partner with companies like yours as we grow.Chúng tôi đã có nhiều đối tác, và chúng tôi đang hợp tác tốt. Cung cấp hy vọng Offer hope Kể cả khi bạn từ chối lời đề nghị của họ bây giờ, hãy bày tỏ lòng cảm kích và mong muốn được giữ liên lạc với công ty cho các hoạt động tiếp theo.– We are grateful for the information you provided, as well as the time and effort you put into preparing the proposal.Chúng tôi rất biết ơn về thông tin bạn cung cấp, và thời gian, công sức bạn đã chuẩn bị.-We are confident that we will be able to work with you in the future. We will surely need to partner with companies like yours as we grow.Chúng tôi tin chúng ta thể tiếp tục hợp tác trong tương lai. Trong quá trình phát triển, chúng tôi cần công ty như của bạn.Đừng bỏ quaCách viết email trả lời bằng tiếng Anh cho mọi tình huống [+ 9 mail mẫu]6 MẸO VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH TRONG CÔNG VIỆC CHUYÊN NGHIỆP HƠNNhững cụm từ dùng cho email công sở cực hữu dụngThư mẫuDear [Name]!We were delighted to hear your proposal for conducting business on the [Something with which you want to collaborate]. We thought your proposal to be quite intriguing and well-presented when reviewing it. Thank you for taking the time to consider doing business with us!We, on the other hand, have decided not to participate at this moment because we already have multiple businesses working for us and are satisfied with the costs and outcomes. We believe we will be able to conduct business with you in the future. As we expand, we will undoubtedly need to partner with companies like greatly appreciate the material you sent us, as well as the time and work you put into drafting the proposal. Please accept our apologies for rejecting your request again. Best regards,[Your Name]Dịch thưKính gửi [Tên]!Chúng tôi rất vui khi biết đề xuất của bạn về việc tiến hành kinh doanh trên [Một cái gì đó mà bạn muốn cộng tác]. Chúng tôi nghĩ rằng đề xuất của bạn khá hấp dẫn và được trình bày tốt khi xem xét nó. Cảm ơn bạn đã dành thời gian để xem xét kinh doanh với chúng tôi!Mặt khác, chúng tôi đã quyết định không tham gia vào lúc này vì chúng tôi đã có nhiều doanh nghiệp làm việc cho chúng tôi và hài lòng với chi phí và kết quả. Chúng tôi tin rằng chúng tôi sẽ có thể tiến hành kinh doanh với bạn trong tương lai. Khi chúng tôi mở rộng, chúng tôi chắc chắn sẽ cần hợp tác với các công ty như của tôi đánh giá rất cao tài liệu bạn đã gửi cho chúng tôi, cũng như thời gian và công việc bạn đã bỏ ra để soạn thảo đề xuất. Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì đã từ chối yêu cầu của bạn một lần trọng,[Tên bạn]e. Mẫu email trả lời cảm ơn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp – hấp dẫn nhất thư email cảm ơn được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ thể hiện sự đánh giá cao đối với hoạt động kinh doanh của đối tác. Email có thể thể hiện sự cảm ơn vì đã đồng hành với thương hiệu, tham gia các hoạt động hay chúc mừng những ngày lễ quan thư này cần bao gồmSự biết ơn Say Thanks Hãy thể hiện sự biết ơn vì những đóng góp và đôi bên đã hỗ trợ cho nhau cùng những khó khăn đôi bên đã vượt qua. Ngoài ra, bạn có thể cá nhân hóa nội dung bức thư hơn như đã hợp tác bao lâu, trong lĩnh vực gì,…We appreciate your patronage, support, and feedback, all of which have contributed to a significant increase in spectacular results.Chúng tôi biết ơn sự hỗ trợ của bạn. Điều này đóng góp vào thành công lớn của chúng tôi.Thank you so much for being the driving force behind our success.Cảm ơn đã là động lực chính cho thành công của chúng tôi.Mong muốn hợp tác tiếp trong tương lai Offer hope Nếu đây là một sự hợp tác đem lại lợi ích cho đôi bên, hãy thể hiện sự nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ tiếp. I hope that our collaboration grows even stronger, and that all of our future plans come to fruition.Mong sự hợp tác của chúng ta sẽ tiếp tục phát triển. Và mọi dự định đều thành công.Gửi lời chúc Greetings Gửi lời cảm ơn cuối và chúc cho sự hợp tác của 2 bên ngày càng phát triển và lâu majority of the success is all credited to you.Bạn đóng góp lớn vào thành công của chúng tôi.Thư mẫuTo our devoted partner,We’ve been in company for nearly a decade, and it all began with a shared dream. We’ve been through a lot of challenges together, which has given us a lot of faith in each other. We can’t thank you enough for all of your assistance, both during and before these challenging times! We are grateful for your patronage, support, and feedback, which have helped us achieve a huge rise in impressive hope that this cooperation becomes even stronger and that all of our future ideas occur. Please know that we respect your advice and guidance and will make every attempt to pay attention to wish to continue working hard and strive for the highest of majority of the success is all credited to you, thanks a best wishes,[Your Brand’s name]Dịch thưGửi tới các đối tác tận tâm của chúng tôi,Chúng ta đã đồng hành cùng nhau gần một thập kỷ, và tất cả đều bắt đầu từ một ước mơ chung. Chúng ta đã cùng nhau trải qua rất nhiều thử thách, điều đó đã cho chúng tôi rất nhiều niềm tin vào nhau. Chúng tôi không thể cảm ơn đủ vì tất cả sự giúp đỡ của doanh nghiệp của bạn, cả trong và trước những thời điểm thử thách này! Chúng tôi rất biết ơn sự bảo trợ, hỗ trợ và phản hồi của bạn, những điều đã giúp chúng tôi đạt được kết quả ấn hy vọng rằng sự hợp tác này sẽ trở nên mạnh mẽ hơn nữa, và tất cả những ý tưởng trong tương lai của chúng ta sẽ thành hiện thực. Hãy biết rằng chúng tôi tôn trọng lời khuyên và hướng dẫn của bạn và sẽ cố gắng chú ý đến mong muốn chúng tôi tiếp tục làm việc chăm chỉ và phấn đấu vì mục tiêu cao lớn thành công là nhờ doanh nghiệp của bạn, cảm ơn rất với những lời chúc tốt đẹp nhất,[Tên thương hiệu của bạn]CHƯƠNG TRÌNH BUSINESS ENGLISH DÀNH RIÊNG CHO NGƯỜI ĐI LÀMf. Mẫu email trả lời đối tác đang tức giận bằng tiếng AnhPhản hồi lại email của các đối tác đang không hài lòng thường rất khó khăn. Doanh nghiệp có thể tận dụng những phản hồi để cải thiện dịch vụ và xây dựng mối quan hệ với đối tác sẽ có tiềm năng phát triển lâu dài nhân hóa Personalization Hãy bắt đầu email của bạn một cách thân thiện và xưng hô tên họ 1 cách lịch + Tên riêng của người thiệu bản thân Introduce yourself Bạn nên làm rõ bạn đang nói chuyện với ai, kết nối sự tương tác giữa khách hàng và name is… and I am working as… at…Tôi là …, đang làm… tại…As a customer service officer at…, I contact you as soon as I receive your feedback.Với vai trò là nhân viên chăm sóc khách hàng tại…, tôi liên hệ bạn ngay khi nhận được thông tin.Cảm ơn lời nhận xét của họ Thanks for their feedback Khi khách hàng phản hồi lại về sản phẩm/ dịch vụ của bạn, tức họ đã có sự quan tâm tới doanh nghiệp của bạn. Vậy nên, hãy bày tỏ sự biết ơn về những góp ý để cải thiện sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Thank you for your feedback.Cảm ơn vì phản hồi của bạn. We appreciate you taking the time to contact us on this.Chúng tôi trân trọng bạn dành thời gian liên hệGiải thích lý do bạn liên lạc với họ Explain why you contact them Hãy xác định lại vấn đề cần liên lạc để đưa cuộc trò chuyện đi đúng receiving your feedback about our service/product, our company conducted a research to investigate about…Sau khi nhận phản hồi về dịch vụ/sản phẩm, công ty tôi đã tiến hành nghiên cứu lý do…Bàn luận về những bước tiếp theo Discuss on the next steps Kể cả khi bạn không thể giải quyết vấn đề ngay lập tức, hãy trấn an khách hàng rằng bạn đang tìm giải pháp. Hãy cụ thể hóa những bước bạn sẽ làm để khiến họ tin vấn đề sẽ được giải will quickly forward your concerns to the appropriate department.Chúng tôi sẽ gửi vấn đề này đến bộ phận giải quyết.Our team will do everything necessary to fix your problem as promptly as possible.Nhân viên của chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.After 3 working-day, I will email you to inform you of the progress of…Sau 3 ngày làm việc, tôi sẽ gửi email thông báo tiến độ của…Đừng bỏ lỡ MẪU CÂU TIẾNG ANH ỨNG BIẾN KHI KHÁCH HÀNG NỔI GIẬNThư mẫuDear Ms. Isabella,Thank you for your feedback; we appreciate you taking the time to get in touch with us about this, and we will forward your concerns to the appropriate department we’re trying to put things right. Your issue is a top priority for our staff, and they will do all they can to resolve it as quickly as possible. We are addressing this issue immediately in order to enhance service levels and provide a positive shopping experience for our you for bringing this matter to our notice, and I apologize for the carelessness. We’ll do all we can to correct it, and I’ll make sure to keep you you have any more questions or comments, kindly let us deep apology to our partners,Nguyen Van ACustomer Services thưCô Isabella thân mến,Cảm ơn phản hồi của bạn; chúng tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian liên hệ với chúng tôi về vấn đề này và chúng tôi sẽ chuyển những thắc mắc của bạn đến bộ phận thích hợp ngay lập khi đó, chúng tôi đang cố gắng sửa lại cho mọi thứ đúng. Vấn đề của bạn là ưu tiên hàng đầu đối với nhân viên của chúng tôi và họ sẽ làm tất cả những gì có thể để giải quyết vấn đề đó nhanh nhất có thể. Chúng tôi đang giải quyết vấn đề này ngay lập tức để nâng cao cấp độ dịch vụ và cung cấp trải nghiệm mua sắm tích cực cho người tiêu dùng của chúng ơn bạn đã thông báo vấn đề này cho chúng tôi và tôi xin lỗi vì sự thiếu sót. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể để sửa lại lỗi này và tôi đảm bảo thông báo cho bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào, vui lòng cho chúng tôi lời xin lỗi sâu sắc đến đối tác của chúng tôi,Nguyễn Văn APhòng dịch vụ khách hàngVới những cách viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh như trên, Impactus tin bạn có thể mang đến cho người nhận cảm giác tin tưởng và chân thành với doanh nghiệp của bạn. CHỈ CÒN 5 SUẤT ƯU ĐÃI CUỐI CÙNG DÀNH CHOCHƯƠNG TRÌNH BUSINESS ENGLISH – TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM Với việc ngày càng nhiều người Nhật và các công ty Nhật mở rộng đầu tư ở Việt Nam, việc viết email bằng tiếng Nhật để gửi cho đối tác sẽ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Mục đích của bài viết này là nhằm làm sao đưa đến một format, một ý tưởng chung nhất khi viết email để chúng ta tự tin gửi đáp các email bằng tiếng Nhật. Trọng tâm sẽ là về các thư thương mại, business email. ※ Bài viết sẽ sử dụng chủ yếu chữ Hán và Hiragana không có romaji nhé, các bạn thông cảm. -> Xem thêm Cách viết thư bằng tiếng Nhật Một số từ ngữ hay dùng Inbox 受信トレイ（じゅしん）thêm する vào thì sẽ thành 受信する nhận được mail Outbox 送信トレイ（そうしん） hêm する vào thì sẽ thành 送信する gửi mail ※ 送信済み（そうしん・ずみ）Thêm 済み vào sau Vますbỏ ます nghĩa là đã hoàn thành/xong . 未送信（み・そうしん）Thêm 未 vào trước sẽ là chưa được thực hiện 再送信（さい・そうしん）Thêm 再 vào trước sẽ là làm lại lần nữa. Forward 転送（てんそう）thêm する vào thì sẽ thành động từ chuyển tiếp mail CC/BCC vẫn để là CC/BCC Subject 件名（けんめい）tiêu đề Attach 添付（てんぷ）thêm する vào thì sẽ thành động từ đính kèm Reply 返事（へんじ）thêm する vào thì sẽ thành động từ trả lời mail Confirm 確認（かくにん）thêm する vào thì sẽ thành động từ xác nhận Check 検討（けんとう）thêm する vào thì sẽ thành động từ check, kiểm tra, xem xét Signature 署名（しょめい）hoặc サイン chữ ký Edit 編集（へんしゅう） mang nghĩa chỉnh sửa văn bản cho đẹp hơn Correction 訂正（ていせい）đính chính, chỉnh sửa để cho đúng hơn. Contact 連絡（れんらく）Liên lạc Sắp xếp/ Tổng hợp để liên lạc hoặc gửi lại sau 改める（あらためる） Xin hết 以上（いじょう） Người nhận 宛先（あてさき）hoặc 宛名（あてな） Soạn thảo 作成（さくせい）する Tài liệu 書類（しょるい） File ファイル（File đính kèm thì sẽ là 添付ファイル） Gửi tài liệu 送付する（そうふ）thường chỉ dùng khi gửi bản cứng. tài liệu đến 届く（とどく. Ví dụ メールが届きました。（mail đã đến/ tôi đã nhận được mail tài liệu đã được cấp/ đã có 降りる（おりる）. Ví dụ 許可書は降りました。giấy phép đã được cấp Theo như ai đó nói 〇〇様によると、 Theo như đã ghi bên dưới 以下の通り（とおり）、theo như lịch trình 予定の通り） Tôi đã hiểu/rõ わかりました hoặc 了解しました。（りょうかい） Về việc 〇〇の件について、 hoặc 〇〇の件につきまして、 Liên quan đến 〇〇に関して Làm theo như ai đó chỉ dẫn, Tuân thủ theo 〇〇に従って、 hoặc 〇〇に従い、 Dựa vào căn cứ nào đó 〇〇に基づいて、hoặc 〇〇に基づき、 Cấu trúc một email Nhìn chung thì email của tiếng Nhật có format khá bài bản và “cứng nhắc”, gần như là có template sẵn vậy do đó mà cũng không quá khó trong việc lựa chọn câu từ. Cấu trúc của một email thường sẽ như sau ——— ① ② 様 （※ Nếu không có người nhận cụ thể mà gửi trực tiếp cho công ty thì sẽ thay bằng 御中（おんちゅう） ③ お世話になります。hoặc （いつも）お世話になっております。 ④ ⑤ よろしくお願いします。 ⑥ — Ví dụ： mình muốn trình bày với khách rằng vì sếp bạn có việc đột xuất nên chưa thể duyệt để gửi báo giá sang cho khách hàng Nhật. Bạn hẹn sang tuần khi nào có sẽ liên lạc lại kèm theo lời xin lỗi hì nội dung từa tựa như sau lưu ý cần sử dụng kính ngữ — 【件名：見積書の件】 株式会社ABC tên công ty khách hàng 田中 様 người phụ trách いつもお世話になっております。câu mở đầu 見積書の件に関するのですが、liên quan đến vụ báo giá 弊社の上司は一昨日から急に出張になってしまいまして、見積書の確認がまだできません。lý do chưa gửi được 来週の月曜日、出張から戻った時、確認を取れましたらすぐメールにてお送り致します。hẹn tuần sau gửi lại ご迷惑をかけて申し訳ございません。xin lỗi vì đã làm phiền đến khách hàng 今後ともよろしくお願いします。câu kết トラン・タイン tên người gửi chữ ký theo format sẽ đề cập phía dưới — Hình ảnh tham khảo Một số cụm từ hay dùng cho mở đầu/ kết thúc/ cảm ơn/ xin lỗi/ nhờ vả Nội dung của mỗi email tất nhiên sẽ không có một template cố định. Tuy nhiên, nếu là phần mở đầu và kết thúc thì thường đã có một số cấu trúc cố định rồi. Ngoài ra, tùy tính chất của email thì chúng ta có một vài mẫu câu hoặc cụm từ rất hay dùng như sau Cho phần mở đầu お世話になります / いつもお世話になっております。 Cảm ơn ご返事ありがとうございます。 Cảm ơn vì đã trả lời thư của tôi. ご対応ありがとうございます。 Cảm ơn vì đã xử lý dùm tôi. 資料をご送付いただきありがとうございます。 Cảm ơn vì đã gửi tài liệu cho tôi. 木村様にお伝えいただきありがとうございます。Cảm ơn vì đã truyền đạt lại cho Kimura-sama ※ Cứ cảm ơn khách vì đã làm gì cho mình thì theo cấu trúc ご/お ＋ Vます（bỏます）＋いただき ありがとうございます。hoặc ありがとうございました。 là được. Xin lỗi Vなくて/Vて（大変）申し訳ございません。 Xin lỗi vì đã / hoặc đã không làm gì ご迷惑をおかけしまいまして申し訳ございません。Xin lỗi vì đã gây ra phiền ra cho ngài ご心配をおかけしまいまして申し訳ございません。Xin lỗi vì đã để ngài phải lo lắng 商品発送が遅れまして、申し訳ございません。Xin lỗi vì hàng đến chậm ※ Các mức độ câu xin lỗi có thể dùng tăng dần 申し訳ございません → 申し訳ございませんでした → 誠に申し訳ございませんでした。 Nhờ vả thường sẽ ưu tiên xài ご＋Động từ nhóm 3, ví dụ với từ “xác nhận” 確認）có nhiều cách đề nhờ càng dài thì càng lịch sự ① ご確認ください ② ご確認をお願い致します。 ③ ご確認をよろしくお願いいたします。 ④ ご確認くださいますようお願いいたします。 すみませんが、ご確認をお願いいたします。Xin lỗi nhưng hãy àm ơn xác nhận giúp tôi. お手数ですが、ご確認をお願いいたします。Tôi biết là đã làm anh bận thêm nhưng hãy làm ơn xác nhận giúp tôi. ※ Chú ý Ngoài các cách nói trực tiếp nhờ vả ở trên, còn một số cách nói gián tiếp như sau ① 金曜日までにご確認は可能でしょうか。Anh có thể xác nhận dùm tôi trước thứ sáu được không? ② 金曜日までにご確認いただければ助かりますが。Nếu anh xác nhận dùm tôi trước thứ sáu thì sẽ là giúp tôi rất nhiều. ③ 金曜日までにご確認いただければと存じますが。Nếu anh xác nhận dùm tôi trước thứ sáu thì tốt quá. Tùy hoàn cảnh mà lựa chọn cách nói phù hợp. Cho phần kết thúc よろしくお願いいたします。Rất mong được giúp đỡ. 今後ともよろしくお願いいたします。Từ nay về sau, rất mong được giúp đỡ. お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。Xin lỗi vì đã làm phiền anh khi bận nhưng rất mong được giúp đỡ thường dùng để kết thúc trong mail nhờ vả. Các cấu trúc ngữ pháp hay dùng Khi liên lạc thông qua email với người Nhật thì quy tắc thông thường sẽ là dùng thể lịch sự / kính ngữ khi nói về khách và dùng khiêm nhường ngữ khi nói về mình. A. Kính ngữ khi nói về khách 貴社（きしゃ） Quý công ty 様（さま） Thường dùng khi đề cập đến tên người ở bên khách hàng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp cũng có thể dùng sau tên công ty khi trong nội dung email có đề cập đến công ty đó để tăng tính lịch sự. Khi đó thì phần 株式会社 thường được viết tắt thành 株）và đặt ở trước tên công ty. Ví dụ （株）パワー電気 様からのメールによると、向こうの担当者は09月頃ベトナムに来られる予定が決まったそうです。 Theo như email từ công ty Power Denki thì người phụ trách bên đó hình như sẽ sang Việt Nam vào tháng 09 ご/お + Danh từ Dùng khi nói về cái gì đó bên phía khách. Ví dụ お仕事、ご返事、ご予定、ご担当者… Với các động từ có từ đặc biệt thì theo như bảng dưới đây. Ý nghĩa Động từ thể ます Kính ngữ → dạng thường Đi 行きます いらっしゃいます いらっしゃる Đến 来ます Ở, tại Đang います Vて います Ăn Uống 食べます 飲みます 召めし上あがります 召めし上あがる Làm します なさいます なさる Nói 言います おっしゃいます おっしゃる Nhìn 見ます ご覧らんになります ご覧らんになる Biết 知ります ご存知ぞんじです Hiểu わかります ご了承りょうしょう ご理解りかい ※ Khi muốn nói về khách theo câu động từ kết thúc câu là một động từ thì có 3 cách ① Sử dụng các từ trong bảng kính ngữ ở trên ② Chuyển động từ sang thể bị động ③ ご/お ＋ Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi + になります。 Ví dụ Cùng là hỏi rằng “Vị phụ trách bên đó đã từ Mỹ về chưa” chẳng hạn. Chúng ta sẽ đi theo 3 cách trên ① ご担当者様は いらっしゃいますか。Hỏi có nhà không, vì 帰る không có dạng đặc biệt ② ご担当者様は アメリカから帰られましたか。 ③ ご担当者様は アメリカからお帰りになりましたか。 ※ Khi muốn hỏi với khách mà là một câu danh từ/ tính từ thường kết thúc bằng ですか）thì thông thường sẽ chuyển thành でしょうか。 Ví dụ Đến ngày mai có thể xác nhận cho tôi được không? 明日までご確認は可能ですか。→ 明日までご確認は可能でしょうか。 ※ Khi muốn nhờ vả, thông thường ta sẽ nói Vて ください nhưng vì tăng thêm lịch sự nên sẽ dùng một trong hai cấu trúc sau ① ご/お ＋ Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi ＋ ください ② ご/お ＋ Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi ＋ をお願いします。hoặc をお願い致します。） Ví dụ Làm ơn hãy xác nhận trước ngày mai ① お手数ですが、明日までにご確認ください。 ② お手数ですが、明日までにご確認をお願いします。 B. Khiêm nhường ngữ khi nói về mình hoặc người cùng công ty mình 弊社（へいしゃ） Công ty của tôi Một số động từ đặc biệt hay dùng cũng có khiêm nhường ngữ riêng Ý nghĩa Động từ thể ます Khiêm nhường ngữ Đi 行きます まいります うかがいます Đến 来ます Ở, tại Đang います Vて います おります Vております Ăn Uống 食べます 飲みます いただきます Làm します いたします Nói 言います 申します Nhìn 見ます 拝見はいけんします Biết 知ります 存ぞんじ上あげます Hiểu わかります かしこまります 承知しょうちいたします ※ Ngoài ra, khi muốn nói về hành động của mình, ta sẽ dùng một trong hai cấu trúc ① ご/お ＋ Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi ＋ します ② ご/お ＋ Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi ＋ 致します（いたします） ③ Động từ thể sai khiến しえき（Vさせ）＋ていただきます。 Lưu ý là về nghĩa thì như nhau, nhưng ② thì lịch sự hơn ①. Còn ③ thường chỉ dùng khi mà mang nghĩa “Tôi xin phép được ” – hơi trang trọng quá nên đôi khi cần cẩn thận trong sử dụng. Nói chung trong hầu hết mọi trường hợp thì ② là đủ. Ví dụ Vì hôm nay thứ bảy, bưu điện quốc tế không làm việc nên sẽ gửi tài liệu vào đầu tuần sau. ① 今日は土曜日で国際郵便は休みになりましたので、来週の頭に資料をお送りします。 ② 今日は土曜日で国際郵便は休みになりましたので、来週の頭に資料をお送り致します。 ③ 今日は土曜日で国際郵便は休みになりましたので、来週の頭に資料を送らせていただきます。 ※ Khi muốn diễn tả một cách khách quan một sự thay đổi nào đó, người Nhật cũng thường dùng cấu trúc + になっています。 Ví dụ Kể từ hôm nay anh Tanaka sẽ phụ trách dự án này. 今日から田中さんは本計画の担当者になっています。 今日から田中さんは本計画を担当することになっています。 Chữ ký theo format Nhật Phần chữ ký cũng rất quan trọng vì nó thể hiện bạn chuyên nghiệp trong việc dùng email đến đâu. Format chuẩn của Nhật trông sẽ như ví dụ dưới đây *************************************** 株）パワー電気 通訳 総合事業 Tran Thanh トラン・タイン 〒123-4567 東京都○○区××-×× TEL 0243-567-8910 Mobile 09-8765-4321 ﾒｰﾙ：tranthanh *************************************** Trong đó *************************************** （株） TEL Mobile ﾒｰﾙ： *************************************** 以上です！ Mặc dù hầu hết đều dựa vào kinh nghiệm cá nhân nhưng hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho mọi người. Nếu có gì muốn bổ sung, các bạn hãy comment bên dưới nữa nhé 🙂 Tham khảo thêm ビジネスメールの書き方 誰もが一度は失敗してる！？ビジネスメールでよくある間違い50選 Hướng dẫn cách gửi Mail đơn giản nhấtCách gửi Mail trên máy tính bằng chế độ bảo mậtSử dụng tính năng hoàn tácPhân biệt các tùy chọn thêm người nhậnCách gửi mail trên máy tính thông qua Outlook Cách gửi Mail thực hiện như thế nào để tận dụng hết mọi tính năng? Đây là câu hỏi không phải ai cũng trả lời được một cách toàn diện nhất. Nếu bạn là người chuyên trao đổi công việc qua thư điện tử, đừng bỏ qua bài viết này nhé! FPT Cloud sẽ hướng dẫn cách gửi Mail trên máy tính với từng trường hợp. Hãy đọc ngay để làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Hướng dẫn cách gửi Mail đơn giản nhất Để bắt đầu, bạn nên học cách gửi Mail trên máy tính. Bởi lẽ, đây là thiết bị phục vụ thường trực cho mọi công việc. Đối với hình thức trao đổi thư điện tử trên Android, Iphone và Ipad cũng tương tự. Dưới đây là những bước căn bản nhất dành cho bạn Bước đầu tiên trọng cách gửi Mail là nhấn vào mục “Soạn thư” Bước đầu tiên để học cách gửi Mail là truy cập vào Gmail. Hướng mắt sang phía trên cùng ở bên trái, nhấp vào biểu tượng “Soạn thư”. Trong trường “Tới”, bạn cần thêm địa chỉ Mail của người nhận. Để gửi cho một số đối tượng cùng lúc, bạn dùng chức năng “Cc” và “Bcc”. Từng loại có ý nghĩa như thế nào sẽ được giải thích trong phần bên dưới. Thêm tiêu đề theo mục đích gửi thư của bạn. Phần này nên để ngắn gọn, dễ hiểu để kiểm soát tốt hơn. Ngay bên dưới là khoảng trống để nhập văn bản, nội dung thư bạn muốn gửi đi. Nhấp nút “Gửi” ở cuối trang là đã hoàn tất cơ bản cách gửi Mail. Khi mới làm quen cách gửi Gmail trên máy tính, bạn nên làm theo từng bước hướng dẫn như trên. Nhiều người thường tập trung viết nội dung đầu tiên và sau đó quên đặt tiêu đề. Điều đó làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả truyền tải thông tin. >>> Có thể bạn quan tâm Cách đổi mật khẩu Gmail chi tiết trên điện thoại PC Cách gửi Mail trên máy tính bằng chế độ bảo mật Trước khi đến với cách gửi Mail trên máy tính này, bạn cần xác định loại tài khoản mình đang sử dụng. Nếu đó là Acccount làm việc do công ty tạo hoặc được trường học cấp sẽ cần lưu tâm hơn. Chế độ bảo mật giúp giữ kín nội dung Gmail Trong trường hợp này, bạn liên hệ với quản trị viên. Họ sẽ kiểm tra và phản hồi lại để đảm bảo có thể sử dụng chế độ bảo mật. Nếu đó là Gmail cá nhân thông thường không cần thiết làm như vậy. Người sử dụng trực tiếp khai thác tính năng bằng cách sau Với cách gửi Mail này, bạn cũng bắt đầu bằng việc truy cập website của Gmail. Nhấp vào biểu tượng “Soạn thư” góc trên cùng phía bên tay trái, một cửa sổ sẽ hiện lên. Ở dưới cùng bên phải cửa sổ này sẽ có biểu tượng của chế độ bảo mật. Chức năng được ký hiệu bằng một chiếc khóa đặt cạnh đồng hồ. Tại đây bạn sẽ thiết lập ngày hết hạn cùng mật mã. Các tùy chọn này có tác động đến cả nội dung văn bản trong thư cũng như mọi tệp đính kèm. Hướng dẫn cách gửi Mail cùng chế độ bảo mật chỉ đơn giản như vậy nhưng cần lưu ý thêm. Nếu bạn chọn “Không sử dụng mật mã qua SMS”, người nhận dùng ứng dụng Gmail mở được trực tiếp. Trái lại, khi bạn chọn “Mật mã qua SMS” điều ngược lại sẽ xảy ra. Người kia sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo nhập đúng số điện thoại người nhận chứ không phải số của mình. Sau đó, hãy nhấn “Save” để hoàn tất. Sử dụng tính năng hoàn tác Trong nhiều trường hợp bạn sẽ phát sinh những điều cần chỉnh sửa nhưng đã lỡ ấn “Gửi”. Nếu vậy cũng đừng lo lắng vì sẽ có khoảng thời gian ngắn sau khi gửi để hủy Email. Thao tác này được gọi là hoàn tác với bước thực hiện như sau Bạn có thể điều chỉnh thời gian hủy gửi Sau khi ấn gửi thư sẽ thấy phía dưới cùng bên trái xuất hiện thông báo. Trong đó bao gồm “Đã gửi thư” và tùy chọn “Hoàn tác” hoặc “Xem thư”. Bạn chỉ cần nhấp vào “Hoàn tác” là hoàn thành. Như vậy, người chỉ định ở trong Mail sẽ không nhận được nữa. Bên cạnh đó bạn còn có thể chọn khoảng thời gian để lấy lại thư. Nó được tính từ khi nhấn nút “Gửi” tới khi thực sự gửi đi. Khi chưa chắc chắn về quyết định bạn nên tăng số giây lên. Các bước như sau Truy cập Gmail. Bạn sẽ nhìn thấy biểu tượng cài đặt phía trên cùng, bên phải. Bên cạnh mục “Hoàn tác gửi”, hãy chọn khoảng thời gian hủy là 5, 10, 20 hoặc 30 giây. Học cách gửi Mail này sẽ giúp bạn chắc chắn truyền tải đến người nhận nội dung chính xác nhất. Điều này càng quan trọng hơn khi thông tin liên quan tới công việc, giao dịch,… Phân biệt các tùy chọn thêm người nhận Khi học cách gửi Mail, nhiều người cảm thấy khá lúng túng vì có nhiều tùy chọn thêm người nhận. Vì thế, phần dưới đây sẽ giúp bạn so sánh và nhận ra bản chất của từng loại. Hãy tham khảo và gửi thư theo cách thông minh nhất nhé! Người sử dụng cần phân biệt được đặc điểm, chức năng của Cc và Bcc Tùy chọn Chức năng ✅Cc – Bạn có thể thêm địa chỉ Mail của nhiều người nhận vào trường “Cc”.- Đối với kiểu này, người được thêm vào luồng Mail nhằm mục đích nắm được tiến trình công việc. Họ không nhất thiết phải phản hồi Những người trong mục “Cc” đều nhìn thấy địa chỉ Email của nhau. ✅Bcc – Cách gửi Mail này cũng áp dụng để nhiều người cùng nhận thư một Tuy nhiên, mỗi cá nhân sẽ không biết được danh sách những người cùng nhận chung với Cuộc hội thoại giữa người nhận trong Bcc và người gửi là độc lập. Những người khác trong danh sách Bcc sẽ không nhìn thấy cũng như không tham gia vào được. Để gửi cho nhiều người cùng lúc, bạn dùng dấu phẩy để tách biệt tên hoặc địa chỉ Email. Nếu có một nhóm cố định thường xuyên liên lạc có thể tạo group để tiện lợi hơn. >>> Có thể bạn quan tâm Theme WordPress là gì? Hướng dẫn cách add theme WordPress chi tiết Cách gửi mail trên máy tính thông qua Outlook Đối với những người thường xuyên làm việc qua Email, công ty yêu cầu thực hiện trên Outlook. Đây là phần mềm quản lý thông tin các nhân của Microsoft. Trao đổi Email là một trong những chức năng chính của công cụ này. Công cụ Outlook rất thông dụng trong trao đổi thông tin Qua đó, bạn dễ dàng quản lý danh bạ người nhận cùng nhiều tính năng ổn định hơn. Vì thế, học cách gửi Mail qua Outlook cũng rất quan trọng. Các bước gần như tương tự với việc sử dụng Gmail. Cụ thể như sau Chọn “Email mới”. Thêm người nhận, chủ đề và thông điệp trong mục “Đến”. Nếu muốn Cc hoặc Bcc ai hãy nhấp ô ngay bên dưới. Khi gửi kèm tệp, nhấn vào chức năng “Attached File”. Chọn “Gửi”. Chỉ với những bước đơn giản như vậy là bạn đã hoàn thành cách gửi Mail trên Outlook. Hãy trải nghiệm để thấy sự nhanh chóng, sắp xếp khoa học đến từ công cụ này. Trên đây là những kỹ năng văn phòng cơ bản nhưng rất quan trọng, ai cũng nên thành thạo. Bạn sẽ thấy việc tiếp cận và thực hành dễ hiểu, đơn giản ngay từ lần trải nghiệm đầu tiên. FPT Cloud tin rằng quý bạn đọc đã nắm vững cách gửi Mail hiệu quả nhất. Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud Website Fanpage Email [email protected] Hotline 1900 638 399

cách gửi mail cho đối tác